Opgaven hos EDC
Hos EDC har vi uddannet personalet i at foretage en vurdering af et projekt ud fra et strategisk syn. Den strategiske afklaring begyndte med at identificere forretningens behov og placere disse i forhold til EDC´s strategiske lag, strategi, vision og mission.

Formålet med Strategic Consulting
Ved at afgrænse et projekt og beskrive mål og delmål kan EDC arbejde videre med et konkret projektgrundlag og en kravspecifikation, samt eventuelt en senere projektindstilling.

EDC's udbytte
EDC blev i stand til at udføre cost-benfit beregninger ud fra politiske og økonomiske faktorer, at identificere risici og lave risikoanalyse, at kortlægge succesfaktorer, behov og krav og lave en økonomisk indstilling. Alle disse elementer indgår i projektgrundlaget og gør at EDC i dag og i fremtiden kan tage stilling til og vurdere forskellige projekter på det samme grundlag og lave en prioritering blandt disse.

Ny hjemmeside til Århus Kommune
Århus kommunes byråd besluttede i 2008 at der skal laves en ny central, kommunal hjemmeside. I den forbindelse valgte Århus Kommune Key2Know til at assistere med udarbejdelse af kontrakt, kravspecifikation og vurderingskoncept.

Strategi for digitalisering
Århus Kommune vurderede at den nuværende hjemmeside ikke længere er tidssvarende og at der både teknisk, indholdsmæssigt og funktionelt, er behov for en ny. Der blev i 2007 lavet en strategi for digitaliseringen af den offentlige sektor. Strategien skal sikre, at det offentlige fremover skal levere en bedre, mere sammenhængende og effektiv digital service til borgere og virksomheder.

Krav til den nye hjemmeside

• Århus kommune vil gerne have en højere score i vurderingen ”Bedst på nettet”.
• Kommunens borgere og virksomheder skal opleve et kvalitetsløft i kommunens kommunikation.
• Hjemmesiden skal styrke dialogen mellem borger og kommune sådan at borgeren oplever åbenhed og gennemsigtighed i forvaltningen.
• Styrke kommunens image som attraktiv kommune.
• Digitale selvbetjeningsløsninger skal muliggøre en effektivisering af den kommunale service.

Key2Know's leverance
Key2Know har leveret en kravspecifikation, et koncept for vurdering af indkomne tilbud samt assisteret Århus Kommune i udarbejdelse af oplæg til K01 kontrakten for samarbejdet med leverandøren.

Kravspecifikation
Kravspecifikationen blev udarbejdet på baggrund af et koncept for hjemmesiden, som Århus Kommune have fået udarbejdet. Kravspecifikationen indeholdt følgende emner:

• Det tekniske grundlag for hjemmesiden
• Brugerens oplevelse af hjemmesiden
• Redaktørens arbejde med hjemmesiden
• Opgaveorienteret – Den gode service
• Oplysningsorienteret – Nærværende information og nyheder
• Opdagelsesorienteret – Lad borgeren tilrettelægge informationen selv.

Vurderingskoncept
Vurderingskonceptet beskriver metoden for udvælgelse af leverandører til opgaven, så Århus Kommune følger regler for afholdelse af EU-Udbud. Dette indebærer:

• Definition og vurdering af udvælgelseskriterier: Skal afklare leverandørens formåen i forhold til at kunne gennemføre opgaven (erfaring, kapacitet og organisering), samt beskrive hvordan dette bedømmes
• Definition og vurdering af tildelingskriterier: Hvad vurderes tilbuddet på baggrund af (pris og vilkår, kvalitet, orgaisatoriske forhold og løsningens beskrivelse) og hvordan vurderes tilbuddet

Med disse værktøjer var Key2Know med til at kvalitetssikre udbudsmaterialet sådan at der blev sikret ensartethed og gennemsigtighed i opstilling af krav til leverandører.